Wdrożenie auditomat® w Xtreme Fitness Gyms – zarządzanie jakością w sieci klubów fitness

Zarządzanie jakością posiada wiele wymiarów i w dzisiejszym biznesie wymaga podejścia holistycznego. Systemy QMS (Quality Management System) znajdują zastosowanie w każdej branży, w której absolutnym priorytetem jest utrzymanie najwyższych możliwych standardów. Niezależnie od tego, czy mówimy o przemyśle, sektorze publicznym, czy prężnie działającej sieci klubów fitness – dbałość o pełną zgodność z procedurami odgrywa strategiczną rolę. Gwarantuje nie tylko bezpieczeństwo użytkowników, ale również ich długofalową satysfakcję. Przykładem innowacyjnego podejścia do tego zagadnienia jest implementacja aplikacji auditomat® w jednej z najszybciej rozwijających się sieci fitness w Polsce.

Dlaczego dynamicznie rosnąca sieć fitness potrzebuje nowoczesnego systemu QMS?

Xtreme Fitness Gyms to marka, która rozwija się na polskim rynku nieprzerwanie od 2012 roku. Obecnie sieć ta liczy ponad 100 lokalizacji, a ambitne plany zarządu zakładają osiągnięcie liczby aż 227 klubów do 2027 roku. Tak dynamiczny wzrost opiera się nie tylko na zapewnieniu nowoczesnego sprzętu treningowego czy zatrudnianiu profesjonalnej kadry trenerskiej, ale przede wszystkim na skalowalnych, innowacyjnych technologiach.

W czasie tak intensywnej ekspansji kluczowe staje się utrzymanie jednolitych standardów jakości we wszystkich obiektach. Właśnie w tym obszarze główną rolę odgrywa obecnie auditomat®. Zapewnia on wsparcie w zachowaniu rygorystycznych zasad bezpieczeństwa, a tym samym bezpośrednio przekłada się na komfort tysięcy klubowiczów trenujących każdego dnia.

Wyzwania w Xtreme Fitness Gyms – z czym mierzyły się kluby przed wdrożeniem?

W branży fitness zarządzanie jakością na tak dużą skalę stanowi ogromne wyzwanie operacyjne. Utrzymanie spójności standardów w modelu franczyzowym jest niezwykle wymagające. Kluby muszą dbać o to, by każda placówka – niezależnie od lokalizacji – funkcjonowała ściśle według odgórnych wytycznych i polityki marki.

Audyty w obiektach sportowych są wielowymiarowe. Obejmują kontrolę czystości sprzętu oraz samych pomieszczeń, weryfikację sprawności technicznej maszyn, a także ocenę poziomu bezpieczeństwa zarówno klientów, jak i personelu. Niezwykle ważne są również aspekty wizualne przestrzeni treningowej i stref sanitarnych. Wdrożenie i codzienne egzekwowanie takich standardów wymagało bezbłędnego podejścia.

Poprzednie rozwiązanie stosowane przez Xtreme Fitness Gyms wprawdzie zapewniało podstawową kontrolę, jednak przestało być wystarczające wobec rosnącej skali biznesu. Głównym powodem zmiany była konieczność uspójnienia systemów – dotychczasowy program nie był w pełni kompatybilny z nowym, globalnym oprogramowaniem operacyjnym sieci. Ponadto, w strukturze Xtreme Fitness Gyms to menedżerowie poszczególnych lokalizacji odpowiadają za poziom usług, dlatego niezbędne było wdrożenie wygodnego narzędzia opartego na aplikacji mobilnej.

Czym jest system auditomat® i jak przebiegł proces jego wdrożenia?

W odpowiedzi na powyższe wyzwania, podjęto decyzję o wdrożeniu innowacyjnej aplikacji auditomat®. Proces ten, pomimo dużej skali, został przeprowadzony w sposób niezwykle sprawny. Uruchomienie oprogramowania we wszystkich obiektach na terenie całego kraju zajęło zaledwie dwa tygodnie. Za tak szybką realizację odpowiadali Marek Mirowski (Kierownik Projektu) oraz Maja Stogowska z ramienia dostawcy, natomiast po stronie Xtreme Fitness Gyms projekt koordynowała Sara Wyjadłowska, Manager ds. standardów.

Sukces wdrożenia potwierdzają liczby – już w pierwszym miesiącu funkcjonowania nowego narzędzia, w klubach wykonano łącznie blisko 150 audytów jakości. Aplikacja zastąpiła starsze metody, bezbłędnie odwzorowując istniejące procedury jeden do jednego, a jednocześnie wprowadzając zupełnie nowe możliwości operacyjne.

Jak auditomat® zautomatyzował i ułatwił codzienne audyty w klubach?

Automatyzacja procesów z wykorzystaniem oprogramowania auditomat® przyniosła natychmiastowe efekty w postaci ogromnej oszczędności czasu. Aplikacja gwarantuje, że cała niezbędna dokumentacja jest zawsze pod ręką – zarówno z poziomu komputera, jak i smartfona. Po zakończeniu weryfikacji w danym klubie, system w mgnieniu oka automatycznie generuje i rozsyła gotowe raporty.

Intuicyjny interfejs okazał się kluczowym atutem. System jest wyjątkowo przejrzysty, co sprawia, że szkolenie nowych pracowników przebiega bardzo sprawnie, a obsługa aplikacji nie wymaga zaawansowanych umiejętności informatycznych. Jak zaznacza Sara Wyjadłowska, narzędzie jest niezwykle proste w użytkowaniu dla wszystkich – od dedykowanych pracowników klubu, po zespół administracyjny i kadrę zarządzającą.

Raportowanie w czasie rzeczywistym i błyskawiczna identyfikacja niezgodności

Centralizacja danych to jedna z największych przewag, jakie oferuje system auditomat®. Wszystkie wyniki kontroli, wykryte niezgodności oraz zaplanowane działania korygujące znajdują się teraz w jednym miejscu. Dzięki temu osoby odpowiedzialne za dany obszar mają natychmiastowy wgląd w aktualny stan każdej placówki.

Program oferuje również zaawansowane funkcje analityczne. Narzędziem, które spotkało się ze szczególnym uznaniem w Xtreme Fitness Gyms, jest analiza Pareto. Umożliwia ona szybkie wyodrębnienie kluczowych obszarów, które wymagają natychmiastowej poprawy. Wprowadzenie dedykowanego rejestru niezgodności sprawiło, że reagowanie na wszelkie uchybienia związane z czystością czy standardem obsługi odbywa się w czasie rzeczywistym, w oparciu o twarde, zawsze aktualne dane.

Materiał sponsorowany. Treść i materiały graficzne pochodzą od partnera. Zdjęcie:unsplash.com Licencja: https://unsplash.com/license